Blog di Cloudsolution

Le cinque cose da sapere sui gruppi e sui ruoli in SugarCRM

I gruppi e i ruoli sono due caratteristiche di SugarCRM che vengono utilizzate per fornire un accesso qualificato e dei compiti precisi agli utenti non amministratori. Per garantire che gli utenti abbiano accesso ai dati di loro competenza e possano completare esclusivamente le azioni richieste in Sugar, è essenziale comprendere il funzionamento dei gruppi e dei ruoli.

3 Cose da sapere

Ecco cinque cose che bisogna sapere sui gruppi e sui ruoli in SugarCRM, per poter usare la piattaforma con la massima sicurezza:

1) I gruppi (Team) e i ruoli non sono la stessa cosa

Non è raro che gli utenti  SugarCRM considerino i gruppi e i ruoli come equivalenti. In realtà, gruppi e ruoli rispondono a due scopi diversi.

Gruppi

I gruppi (Team) devono essere considerati come unità operative dell’azienda. Possono esserci ovviamente unità operative locali che usualmente coincidono con i singoli reparti (Amministrazione, Commerciale, Logistica….) o Gruppi piu’ grandi che potrebbero essere, per esempio, le filiali estere. Per definizione ogni utente che appartiene ad un gruppo potrà accedere alle sole informazioni di proprietà di quel gruppo.

Ruoli

I ruoli invece definiscono quali moduli sono disponibili per determinati utenti e quali azioni questi utenti sono autorizzati ad effettuare sui record a cui hanno accesso (ad esempio, un team di vendita potrebbe essere creato per consentire l’accesso ai commerciali e non ad altri utenti. Per quanto riguarda i ruoli, il team di vendita potrebbe non essere autorizzato ad eliminare il record di un’azienda);

2) I gruppi e i ruoli lavorano insieme

i gruppi e i ruoli consentono un accesso qualificato agli utenti non amministratori. Essi garantiscono che l’accesso ai dati sia limitato al gruppo di utenti autorizzati a visualizzare certi dati, e che aumenti o limiti la possibilità per gli utenti di effettuare determinate azioni sui dati a cui hanno accesso;

3) Gli utenti possono essere assegnati a più gruppi e avere più ruoli

Gli amministratori possono assegnare gli utenti a più gruppi e attribuire loro più ruoli. Tuttavia, per quanto concerne i ruoli, bisogna rilevare che se un utente ha più ruoli, SugarCRM si atterrà al ruolo più restrittivo per determinare il livello di accesso dell’utente;

  1. ci sono due modi per creare i ruoli in SugarCRM: in SugarCRM, gli amministratori possono creare i ruoli in due diversi modi. Il primo è l’opzione “Nuovo ruolo” nel menu a tendina “Ruoli” presente in “Gestione ruoli”. Il secondo consiste nel duplicare un ruolo esistente. La duplicazione di un ruolo esistente è molto utile quando il nuovo ruolo ha informazioni simili al ruolo esistente;
  2. ci sono tre tipi di gruppi:  in SugarCRM, ci sono tre tipi di gruppi, ovvero:
    • il gruppo globale: viene generato automaticamente quando viene creata un’istanza Sugar. Il team globale è il team di default di tutti i nuovi utenti e ogni utente è membro di questo team di default. Il gruppo globale è un team universale, per cui tutti i record associati con il team possono essere visualizzati dagli utenti del gruppo. Il team globale è accessibile a tutti gli utenti ed è un team condiviso da tutti gli utenti di Sugar;
    • il gruppo privato: il gruppo privato è il secondo team di default presente in SugarCRM. Il team privato viene creato quando viene inserito nella piattaforma un nuovo utente. Ciò significa che ogni utente ha il proprio gruppo privato. I record assegnati al team privato sono accessibili solamente all’utente e ai suoi superiori;
    • il gruppo standard: a differenza del team globale e dei team privati, i gruppi standard non sono creati di default. Gli amministratori possono creare dei team standard con “Crea gruppo” nel menu a tendina presente nella scheda del modulo “Amministrazione gruppi”. I gruppi standard sono generalmente creati per raggruppare reparti diversi, regioni geografiche o funzioni differenti all’interno di un’organizzazione.