La schedulazione dei meetings su Sugar CRM

Prima di esaminare nel dettaglio la creazione dei meetings su Sugar CRM, diamo una definizione del termine meetings. Su Sugar CRM, i meetings sono gli incontri da o con i clienti e le riunioni interne aziendali.

Nelle versioni 6 e 7 di Sugar CRM, è possibile creare i meetings con l’opzione “Nuova Riunione” che prevede i seguenti passaggi:

• andare sul modulo “Riunioni” nella barra orizzontale delle azioni e selezionare “Nuova Riunione”;
• inserire le informazioni richieste nella maschera. Alcuni campi sono obbligatori (oggetto, categoria, data inizio, data fine) e devono essere compilati, prima di poter procedere al salvataggio;
• nel pannello “Aggiungi Invitati” digitare il nome, il cognome o l’indirizzo email della/e persona/e che si intende/intendono invitare alla riunione e cliccare su “Cerca”. Nel caso in cui la/e persona/e non sia/siano presente/i sul CRM, è necessario registrarla/registrarli prima sulla piattaforma come “contatto” o come “lead”;
• cliccare su “Salva” se si vuole salvare il meeting senza mandare inviti ai partecipanti oppure su “Salva e Invia Inviti”. In questo caso, gli invitati potranno accettare, accettare con riserva, o declinare l’invito all’incontro.

Sugar CRM è dotato di un efficiente sistema di notifica, per cui è possibile inviare degli alerts o una email a tutti gli invitati per ricordare l’appuntamento.

Utilizzo del Calendario

La seconda strada percorribile è il modulo “Calendario”. Gli steps da seguire sono:

• cliccare sul modulo “Calendario”;
• scegliere il giorno e l’ora in cui si vuole schedulare il meeting;
• flaggare il campo “Pianifica Riunione”;
• inserire le informazioni richieste nella maschera o, in alternativa, cliccare su “Modulo Completo”, nel caso in cui si voglia procedere con una registrazione più accurata;
• cliccare su “Invitati” e, nella successiva finestra di popup, aggiungere la/e persona/e che si intende/intendono invitare alla riunione e cliccare su “Cerca”. Nel caso in cui la/e persona/e non sia/siano presente/i sul CRM, è necessario registrarla/registrarli prima sulla piattaforma come “contatto” o come “lead”;
• cliccare su “Salva” se si vuole salvare il meeting senza mandare inviti ai partecipanti oppure su “Salva e Invia Inviti”. In questo caso, gli invitati potranno accettare, accettare con riserva, o declinare l’invito all’incontro.

Nel caso in cui una riunione si ripeta ad intervalli regolari, è possibile schedularla come evento ricorrente, cliccando su “Ricorrenze” e scegliendo l’intervallo (giornaliero, settimanale, mensile, annuale).

Inoltre, Sugar CRM consente di pianificare i meetings, tenendo conto del calendario degli utenti interni. Per visualizzare i calendari condivisi, bisogna cliccare su “Condiviso” nella home del modulo “Calendario”, selezionare l’utente dall’”Elenco Utenti” e la data.

Creazione Rapida

La terza modalità è l’opzione “Creazione Rapida” che prevede i seguenti passaggi:

• cliccare sul pulsante “Creazione Rapida” che si trova in alto a destra su tutte le pagine di Sugar per accedere al menu;
• selezionare “Nuova Riunione”;
• inserire le informazioni richieste nella maschera e cliccare su “Salva” oppure andare su “Modulo Completo” per una registrazione più accurata.

La quarta modalità è la “duplicazione” che prevede i seguenti passaggi:

• andare sul modulo “Riunioni” e cliccare su “Visualizza Riunioni”;
• selezionare la riunione da duplicare;
• cliccare su “Duplica”;
• inserire, aggiornare e/o mantenere i dati contenuti nella maschera della riunione di partenza;
• nel pannello “Aggiungi Invitati” digitare il nome, il cognome o l’indirizzo email della/e persona/e che si intende/intendono invitare alla riunione e cliccare su “Cerca”. Nel caso in cui la/e persona/e non sia/siano presente/i sul CRM, è necessario registrarla/registrarli prima sulla piattaforma come “contatto” o come “lead”;
• cliccare su “Salva” se si vuole salvare il meeting senza mandare inviti ai partecipanti oppure su “Salva e Invia Inviti”. In questo caso, gli invitati potranno accettare, accettare con riserva, o declinare l’invito all’incontro.

Importazione dei Meetings

La quinta possibilità è l’opzione “Importa Riunioni” che prevede i seguenti passaggi:

• andare sul modulo “Riunioni”;
• cliccare su “Importa Riunioni”
• selezionare il file in formato .csv da importare;
• flaggare il campo “Creare solo nuovi record” e cliccare su “Avanti”;
• selezionare la fonte del file e cliccare su “Avanti”;
• selezionare tutti i campi del modulo che possono essere mappati come dati nel file di importazione e cliccare su “Avanti”;
• verificare la presenza di eventuali duplicati;
• salvare la mappatura, attribuendole un nome;
• cliccare su “Importa Ora” per importare il file.

Un’altra strada è utilizzare il form “Nuova Riunione” da smartphone.

Creazione di Meetings con Collabspot

È possibile creare i meetings anche con Collabspot, l’estensione di Google Chrome che permette di sincronizzare Gmail con Sugar. Con Collabspot, è sufficiente

• selezionare il contatto email di proprio interesse;
• cliccare sul simbolo di Collabspot;
• cliccare sul simbolo (+) nella barra in basso e poi su “Schedule a meeting”.

Infine, ricordiamo che è possibile visionare i meetings pianificati su Sugar CRM attraverso Google Calendar e Outlook. Con Outlook è anche possibile schedulare i meetings e visionarli su Sugar.