Occupandomi di CRM da diverso tempo e conoscendo le normali difficoltà che si incontrano quando si affronta un nuovo progetto, ogni tanto ricerco sul web articoli relativi a questa tematica che possano offrirmi intelligenti spunti di riflessione. Uno tra questi che ho reputato interessante è quello scritto da Katrina Gosek, Vice presidente dell’area ‘Product Strategy’ di Oracle. Se volete consultare l’articolo in lingua originale cliccate qui.

Il Titolo originale del post è: “5 motivi per cui i venditori vogliono abbandonare il loro tradizionale CRM“, ma, all’italiana, sarebbe meglio dire “CRM, il piu’ noioso software che esista“.

Troppo tempo dedicato ad inserire informazioni

Il novanta per cento degli intervistati si lamenta del fatto che, con il CRM, devono lavorare di piu’. Le due attività principali richiedenti piu’ tempo sono l’inserimento di note (35%) e l’aggiornamento di più sistemi (34%).

Informazioni inserite non pertinenti con il proprio lavoro

L’ 86% lamenta ilo fatto di dover inserire informazioni amministrative  che potrebbero essere automatizzate.  Il 35% deve re inserire  e-mail o la pianificazione dei dati di calendario (Riunioni, Compiti e chiamate telefoniche) sul CRM.

Errori nello stabilire la propria strategia commerciale

L’ottantacinque percento ha commesso errori potenzialmente imbarazzanti a causa di dati CRM difettosi. Gli errori includono chiamare un potenziale cliente con il nome sbagliato (33%) e avere un’idea opposta di ciò che desiderava un potenziale cliente (29%).

Scarso utilizzo dell’applicazione CRM

Solo il 40% dei venditori utilizza il proprio CRM come previsto e il CRM non è tra i primi cinque strumenti più comunemente utilizzati per svolgere il proprio lavoro quotidiano. Il 55% dei venditori fa affidamento su una combinazione di applicazioni, spesso male integrate, oltre a strumenti manuali come Post-it.

Dilatazione dei tempi di lavoro

La metà afferma che il loro equilibrio tra vita privata e lavoro sta soffrendo. I venditori hanno riferito di aver preso le chiamate telefoniche di lavoto di  in vacanza (50%), a tavola (40%), a un evento sociale (33%), in palestra (24%) e ad un appuntamento (16%).

Il CRM è un progetto ad alto contenuto tecnologico

e come tale richiede un processo di parametrizzazione e configurazione molto accurato. Di seguito alcuni consigli da seguire prima di affrontarlo.

L’informazione deve essere strutturata

E’ vero. I Vostri commerciali non devono passare il loro tempo ad inserire informazioni testuali o, peggio ancora, allegare documenti word su un meeting di lavoro. I moderni sistemi CRM prevedono l’utilizzo di campi definiti ‘check box’ che esprimono in modo rapido il ‘sentiment’ sull’esito di un meeting. Questo tipo di informazioni sono definite ‘strutturate’ in quanto rapide da inserire e  facilmente reportizzabili ai fini statistici. Soprattutto se il CRM è utilizzato su uno smartphone o Tablet, lo sforzo nell’utilizzare il pollice per compilare una check box è veramente minimo.

Informazioni minime ma utili

Compilare la scheda di una nuova trattativa deve essere una attività semplice e veloce. E sufficiente conoscere:

• Tipologia del prodotto che si propone al cliente (Informazione strutturata, un bel menu’ a tendina?)
• L’importo ‘spannometrico’ della possibile vendita
• Una data prevista chiusura della trattativa
• Una stima, a sensazione del commerciale’ sul possibile esito. Di solito è richiesta una % da 1 a 100.
• Uno stato di avanzamento della trattativa (Da semplice prospettiva a Chiuso con successo o Perso).

Perfetto. Avete già molto. Potrete da subito reportizzare graficamente le vostre vendite potenziali suddivise per tipologia prodotto. Avrete un cash flow immediato su cio’ che venderete nel tempo. Avrete anche un importo ‘pesato’ sulla base della percezione di chiusura che il vostro commerciale avrà stimato e infine una visione delle vendite potenziali suddivise per stato di avanzamento.

Lasciate che il CRM si informi al posto Vostro

Il CRM è nato per essere autonomo nel reperire informazioni utili. Realizzate una integrazione con il vostro ERP ma senza renderla pesante. La condizione di pagamento che applicate ai vostri clienti risiede quasi sempre sull’ERP ma sarà il CRM che la renderà disponibile quando vi serve. Di solito, alla prima registrazione effettuata su una scheda trattativa o su una offerta, il CRM preleverà tutto cio’ che vi serve: Condizioni di Pagamento attuali, Fido concesso al cliente, Partite scadute, volume degli ordini effettuati, eventuali insoluti….

Fate lavorare il CRM, è instancabile

In epoca dove l’intelligenza artificiale ci aiuta a gestire in modo agevole i processi, avere un software CRM non in grado di applicarla è distruttivo sia per voi che per il business. Scegliete sempre prodotti che abbiano al loro interno un’area di progettazione dei processi semplice ed efficace (Business Process Management) in modo che il lavoro pesante di aggiornamento dei dati sia fatto dal CRM e non da voi. In sintesi, scrivete poco, cliccate molto. Buon Lavoro….