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Le cinque cose da sapere sui gruppi e sui ruoli in SugarCRM

I gruppi e i ruoli sono due caratteristiche di SugarCRM che vengono utilizzate per fornire un accesso qualificato e dei compiti precisi agli utenti non amministratori. Per garantire che gli utenti abbiano accesso ai dati di loro competenza e possano completare esclusivamente le azioni richieste in Sugar, è essenziale comprendere il funzionamento dei gruppi e dei ruoli.

5 Cose da sapere

Ecco cinque cose che bisogna sapere sui gruppi e sui ruoli in SugarCRM, per poter usare la piattaforma con la massima sicurezza:

  1. i gruppi e i ruoli non sono la stessa cosa: non è raro che gli utenti di SugarCRM considerino i gruppi e i ruoli come equivalenti. In realtà, gruppi e ruoli rispondono a due scopi diversi. I gruppi determinano, fondamentalmente, quali record un utente può vedere. I ruoli invece definiscono quali moduli sono disponibili per determinati utenti e quali azioni questi utenti sono autorizzati ad effettuare sui record a cui hanno accesso (ad esempio, un team di vendita potrebbe essere creato per consentire l’accesso ai commerciali e non ad altri utenti. Per quanto riguarda i ruoli, il team di vendita potrebbe non essere autorizzato ad eliminare il record di un’azienda);
  2. i gruppi e i ruoli lavorano insieme: i gruppi e i ruoli consentono un accesso qualificato agli utenti non amministratori. Essi garantiscono che l’accesso ai dati sia limitato al gruppo di utenti autorizzati a visualizzare certi dati, e che aumenti o limiti la possibilità per gli utenti di effettuare determinate azioni sui dati a cui hanno accesso;
  3. gli utenti possono essere assegnati a più gruppi e avere più ruoli: gli amministratori possono assegnare gli utenti a più gruppi e attribuire loro più ruoli. Tuttavia, per quanto concerne i ruoli, bisogna rilevare che se un utente ha più ruoli, SugarCRM si atterrà al ruolo più restrittivo per determinare il livello di accesso dell’utente;
  4. ci sono due modi per creare i ruoli in SugarCRM: in SugarCRM, gli amministratori possono creare i ruoli in due diversi modi. Il primo è l’opzione “Nuovo ruolo” nel menu a tendina “Ruoli” presente in “Gestione ruoli”. Il secondo consiste nel duplicare un ruolo esistente. La duplicazione di un ruolo esistente è molto utile quando il nuovo ruolo ha informazioni simili al ruolo esistente;
  5. ci sono tre tipi di gruppi:  in SugarCRM, ci sono tre tipi di gruppi, ovvero:
    • il gruppo globale: viene generato automaticamente quando viene creata un’istanza Sugar. Il team globale è il team di default di tutti i nuovi utenti e ogni utente è membro di questo team di default. Il gruppo globale è un team universale, per cui tutti i record associati con il team possono essere visualizzati dagli utenti del gruppo. Il team globale è accessibile a tutti gli utenti ed è un team condiviso da tutti gli utenti di Sugar;
    • il gruppo privato: il gruppo privato è il secondo team di default presente in SugarCRM. Il team privato viene creato quando viene inserito nella piattaforma un nuovo utente. Ciò significa che ogni utente ha il proprio gruppo privato. I record assegnati al team privato sono accessibili solamente all’utente e ai suoi superiori;
    • il gruppo standard: a differenza del team globale e dei team privati, i gruppi standard non sono creati di default. Gli amministratori possono creare dei team standard con “Crea gruppo” nel menu a tendina presente nella scheda del modulo “Amministrazione gruppi”. I gruppi standard sono generalmente creati per raggruppare reparti diversi, regioni geografiche o funzioni differenti all’interno di un’organizzazione.